Office Administrator

About the Role

We are looking for a dynamic and detail-oriented Office Administrator who can seamlessly manage daily office operations, deliver outstanding bilingual customer service, and actively contribute to both sales and marketing efforts. This role is perfect for someone who is organized, tech-savvy, and eager to be involved in a variety of business functions.

Key Responsibilities

Office Administration

• Oversee daily operations including office organization, supplies, and general upkeep
• Manage filing systems (digital and physical), correspondence, and internal documentation
• Support scheduling and logistics for meetings, training, and office events

Customer Service

• Act as the primary contact for clients and partners via phone, email, and in-person
• Provide bilingual (French/English) support and respond to inquiries or issues in a timely and professional manner
• Maintain strong client relationships and ensure high levels of satisfaction

Sales Support

• Assist sales team with quoting, order entry, and CRM management
• Follow up on leads, coordinate client communications, and help prepare presentations or proposals
• Track sales metrics and provide reporting as needed

Marketing Coordination

• Support marketing campaigns and promotions, including email, print, and social media
• Help manage content updates on the company website and digital channels
• Coordinate marketing materials, trade show logistics, and customer communication efforts
• Assist with brand messaging in both French and English

Team & Cross-Departmental Support

• Liaise with internal departments to ensure workflow efficiency
• Contribute to team initiatives, brainstorming, and planning meetings
• Provide administrative support for special projects and business initiatives

Qualifications

• Fluent in both French and English (spoken and written)
• 2+ years of experience in office administration, customer service, or sales/marketing support
• Highly organized, detail-oriented, and able to manage multiple priorities
• Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); experience with CRM and marketing tools is an asset
• Strong communication and interpersonal skills
• Self-starter with a positive attitude and willingness to learn

What We Offer

• A bilingual, collaborative, and supportive work environment
• Exposure to multiple areas of the business (sales, operations, marketing)
• Opportunity for growth and development within a fast-paced industry
• Competitive compensation and benefits package

Titre du poste: Administrateur(trice) de bureau bilingue (français/anglais)

Lieu: [Insérer la ville, QC]
Type de poste: Temps plein
Entreprise: [Insérer le nom de l’entreprise]

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) administrateur(trice) de bureau bilingue, dynamique et rigoureux(se), capable de gérer efficacement les opérations quotidiennes du bureau, d’offrir un excellent service à la clientèle en français et en anglais, et de contribuer activement aux activités de vente et de marketing. Ce rôle convient parfaitement à une personne organisée, polyvalente, à l’aise avec les outils numériques et désireuse de s’impliquer dans divers aspects de l’entreprise.

Responsabilités principales

Administration de bureau

• Gérer les activités quotidiennes du bureau: fournitures, classement, organisation de l’espace
• Assurer la gestion des systèmes de classement (papier et électronique), de la documentation interne et de la correspondance
• Organiser les réunions, formations et événements internes, y compris la logistique

Service à la clientèle

• Servir de point de contact pour les clients et partenaires, par téléphone, courriel ou en personne
• Fournir un service client bilingue (français/anglais) professionnel, rapide et courtois
• Maintenir des relations solides avec les clients et assurer un haut niveau de satisfaction

Soutien aux ventes

• Appuyer l’équipe de ventes dans la préparation de devis, la saisie de commandes et la gestion du CRM
• Effectuer le suivi des opportunités, coordonner les communications clients et préparer les présentations ou propositions commerciales
• Suivre les indicateurs de performance des ventes et produire des rapports

Support marketing

• Participer à la mise en œuvre de campagnes marketing: courriels, réseaux sociaux, matériel imprimé
• Aider à la mise à jour du contenu sur le site Web de l’entreprise et autres canaux numériques
• Contribuer à la préparation de matériel promotionnel et à la coordination des salons professionnels
• Collaborer à la rédaction de communications en français et en anglais

Soutien transversal

• Travailler en étroite collaboration avec les autres départements pour assurer une bonne coordination des opérations
• Contribuer aux réunions d’équipe, aux séances de planification et aux projets spéciaux
• Fournir un soutien administratif général selon les besoins

Profil recherché

• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (obligatoire)
• Minimum de 2 ans d’expérience dans un rôle similaire en administration, service à la clientèle ou soutien aux ventes/marketing
• Très bonne organisation, souci du détail, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités
• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); expérience avec un CRM ou des outils marketing (ex.: Mailchimp, HubSpot) est un atout
• Excellentes habiletés de communication et entregent
• Attitude proactive et esprit d’initiative