Administrator, eBilling

We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.

We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at www.blg.com.

Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.

Purpose of the Role

The eBilling Administrator supports the Matter Life Cycle (MLC) Business Operations mission by providing administrative and operational support to the eBilling team and ensuring the accurate setup, maintenance, and execution of eBilling requirements across client portfolios.

Key Responsibilities:

Client & Matter Onboarding Administration

• Support client onboarding by completing required client questionnaires and administrative setup documentation (e.g., tax and billing details).
• Set up new eBilling clients and matters, ensuring compliance with client billing guidelines and firm requirements.
• Manage matter onboarding activities in Intapp Matter Open, including data validation, client ID entry, and completion of “ready to bill” requirements.
• Coordinate communications with Practice Assistants and eBilling Coordinators to support timely matter activation within client billing platforms.
• Arrange and maintain access for eBilling team members to client eBilling systems.

Administrative Support & Team Operations

• Monitor the BLG eBilling mailbox and respond to inquiries, route notifications to stakeholders, and distribute accrual notifications to eBillers as required.
• Submit Chrome River invoice submissions for client platform fees and related administrative items.
• Provide backup support to Ebilling Coordinators when required to maintain service continuity.
• Provide general administrative support to eBilling Coordinators and support the overall efficiency of the team.

Qualifications

• Post secondary diploma. Legal Administrative Assistant certificate preferred
• 1 year in an administrative role with related experience in an office setting
• Working knowledge of client eBilling platforms and Elite eHub (e.g., Collaborati, Legal Tracker, CounselLink), including basic navigation, invoice submission support, and responding to platform notifications.
• Foundational understanding of CMS/Aderant, including navigating matter data and supporting basic reporting or data validation needs.
• Proficiency in Microsoft 365 (O365) tools (Teams, Outlook, Word, PowerPoint) to support communication, documentation, and coordination across stakeholders.
• Developing capability and interest in Microsoft Copilot and AI tools, with a continuous learning mindset to improve productivity and service delivery.
• Basic to intermediate Excel skills, including filtering, formatting, formulas

Description du poste

L’administrateur·rice, Facturation électronique appuie la mission du service Gestion du cycle de vie des dossiers en offrant du soutien administratif et opérationnel à l’équipe Facturation électronique et en s’assurant de la configuration exacte, du respect et de l’exécution des exigences de facturation électronique dans tous les portefeuilles de clients.

Principales attributions:

Gestion de l’ouverture de clients/dossiers

• Faciliter l’intégration de clients en remplissant les questionnaires et les documents administratifs requis (p. ex. informations fiscales et de facturation).
• Configurer la création de nouveaux clients/dossiers qui font l’objet d’une facturation électronique, notamment en assurant le respect des directives du client et des exigences du cabinet.
• Gérer tout ce qui touche la prise en charge des dossiers dans Intapp Open, notamment la validation des données, la saisie de l’identifiant du client et le respect des conditions requises pour que le dossier soit prêt pour la facturation (Ready to Bill).
• Coordonner la communication avec les adjoint·es à la pratique et les coordinateur·rices, Facturation électronique afin de garantir l’activation en temps voulu des dossiers sur les plateformes de facturation des clients.
• Préparer et gérer les droits d’accès des membres de l’équipe Facturation électronique aux systèmes de facturation des clients.

Soutien administratif et activités de l’équipe

• Surveiller la boîte de réception de l’équipe Facturation électronique et répondre aux demandes, transmettre les notifications aux parties prenantes et distribuer les avis de montants dus estimatifs aux coordonnateur·rices, Facturation électronique.
• Soumettre les frais liés aux plateformes des clients et les coûts administratifs connexes dans Emburse Enterprise (Chrome River).
• Fournir un soutien d’appoint aux coordonnateur·rices, Facturation électronique au besoin pour assurer la continuité du service.
• Apporter un soutien administratif général aux coordinateur·rices, Facturation électronique et contribuer à l’efficacité globale de l’équipe.

Exigences

• Diplôme d’études postsecondaires. Administration juridique ou domaine connexe
• Au moins 1 an d’expérience dans un poste administratif
• Connaissance pratique des plateformes de facturation en ligne des clients (par exemple, Collaborati, Legal Tracker, CounselLink) et d’Elite eHub, notamment en ce qui concerne la soumission de factures et le traitement des notifications
• Connaissance de base de CMS/Aderant, entre autres pour ce qui touche la gestion des données relatives aux dossiers et des besoins en génération de rapports de base ou en validation de données
• Maîtrise des outils Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word, PowerPoint) pour faciliter la communication, le partage de documents et la coordination entre les parties prenantes
• Curiosité pour Microsoft Copilot et les outils d’IA assortie d’un état d’esprit axé sur l’apprentissage continu afin d’améliorer la productivité et la prestation de services
• Compétences Excel de niveau débutant·e à intermédiaire (p. ex. filtrage, mise en forme, formules [SOMME.SI], outils de suivi opérationnel et rapports)

The expected salary range for this position is $50,000 - $58,000, depending on level of experience, region/location, and other factors.

La fourchette salariale pour ce poste est de 50,000$ à 58,000$ et varie selon divers facteurs, notamment l’expérience et l’emplacement.

BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves. We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Métis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.

BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.

We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.

Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.