Bilingual Warehouse Coordinator

ASK Recruitment Services specialize in building strong connections and placing top talent in a reliable, professional and timely manner. As experienced HR professionals, ASK understands the hardships organizations and candidates experience in recruitment processes and that is why we take every step to ensure a stress free experience.

Our client, specializing in Automatic Doors is looking for a Bilingual Warehouse Coordinator to join their team in Quebec city, QC.

Position Summary

The Warehouse Coordinator is responsible for the efficient inflow and outflow of product, minimizing damages and product loss, ensuring inventory accuracy, and coordinating shipments, ordering supplies, and modifies product components.

Work Hours:40 hours per week with start time between 6.00 am and 7.00 am and end time between 3.00 PM and 4.00 Pm

Essential Functions

• Respond to incoming requests from the Service or Install Coordinators for parts and automated entrance systems (swing and sliding doors), creating purchase orders and sales orders, checking inventory availability, picking/packing, and shipping items to the customer.
• Glazing sliding door panels when needed (branch dependent).
• Create item receipts when shipments arrive at the branch.
• Assist with issuing sales orders for distributor orders when needed.
• Investigate and track inventory variances.
• Respect effective inventory re-order points that align with overall branch needs.
• Assist the Regional General Manager in reviewing and adjusting inventory re-order points as required.
• Assign part numbers to new parts and new finished goods.
• Accountable for accurate and timely inventory cycle counts, bi-yearly physical counts and report quantity variances.
• Order replenishment stock as well as materials required for pedestrian entrance system installations, including door hardware and glass.
• Order power tools and hand tools as per the branch needs.
• Issue vendor purchase orders when required.
• Arrange product to maximize space use and organization.
• Operate a forklift (only in some warehouse locations).
• Load/offload packages onto/from trucks by hand or with the use of a pump truck.
• Receiving items from various couriers.
• Package product with supplied packaging materials to minimize damage and loss.
• Accurately labels boxes, attaching appropriate shipping documents.
• Input, adjust, transfer, and maintain inventory data in inventory database (SAP) for assigned region.
• Keep workplace neat and clean.
• Pick product as per job specification to have it ready for dispatching to Automatic Door Technicians.
• Deliver parts to jobsites and pick up parts from suppliers on request.
• Complete required forms for product returns.

Qualifications, Knowledge, Skills, Abilities

• Able to read and understand measuring equipment such as, tape measures, scales, decimals/fractions.
• Fair communication skills.
• Basic understanding of MS Office products (Excel, Outlook, Word).
• Able to recommend alternative door components when requested component is unavailable.
• Able to maintain positive relationships with associated vendors.
• Dependable, responsible, and team oriented.
• Good organizational skills.
• Good attention to detail.
• Mechanical aptitude.
• Demonstrated ability to leverage perpetual inventory management practices such as min-max, LIFO, and Kanban.
• Demonstrated ability to work independently with minimal supervision.

Education, Training, Experience

• 2 - 3 years of warehouse and inventory control and warehouse management experience.
• Completion of secondary school or relevant combination of education and experience.

Working Conditions and Physical Demands

• Able to lift up to 75lbs, following all applicable safe lifting techniques.
• Indoor warehouse working environment, temperature

Job description in French

Description du poste

Le coordinateur d'entrepôt est responsable de l'entrée et de la sortie de manière efficace du produit, de la minimisation des dommages et des pertes liés au produit, de s'assurer de l'exactitude de l'inventaire et de la coordination des envois, de la commande de matériel et de la modification des composants du produit.

Principales fonctions

• Répondre aux demandes de pièces et de systèmes d'entrée automatisés (portes battantes et coulissantes) émanant des coordonnateurs de service ou d'installation, créer des bons de commande et de vente, vérifier la disponibilité des stocks, préparer/emballer et expédier les articles au client.

• Vitrer les panneaux des portes coulissantes si nécessaire (en fonction de la succursale).

• Créer des accusés de réception lorsque les marchandises arrivent à la succursale.

• Aider à l'émission de bons de vente pour les commandes des distributeurs, le cas échéant.

• Enquêter et suivre les écarts d'inventaire.

• Respecter des seuils de réapprovisionnement efficaces qui correspondent aux besoins globaux de la succursale.

• Assister le directeur général régional dans l'examen et l'ajustement des seuils de réapprovisionnement des stocks, le cas échéant.

• Attribuez des numéros de pièce aux nouvelles pièces et aux nouveaux produits finis.

• Il est responsable de l'exactitude et de la tenue des inventaires périodiques, des inventaires physiques semestriels et des rapports sur les écarts de quantité.

• Commander le matériel de réapprovisionnement ainsi que les matériaux nécessaires à l'installation des systèmes d'entrée piétonne, y compris la quincaillerie et le verre.

• Commander des outils électriques et des outils à main selon les besoins de la succursale.

• Émettre des bons de commande pour le fournisseur au besoin.

• Disposez les produits de manière à optimiser l'utilisation de l'espace et l'organisation.

• Conduire un chariot élévateur à fourche (uniquement dans certains entrepôts).

• Charger/décharger des colis sur/depuis des camions à la main ou avec l'utilisation d'un camion-pompe.

• Accuser réception d'articles de divers messagers.

• Emballer le produit avec les matériaux d'emballage fournis pour minimiser les dommages et les pertes.

• Étiqueter avec précision des boîtes, en joignant les documents d'envoi appropriés.

• Saisir, ajuster, transférer et maintenir les données d'inventaire dans la base de données d'inventaire (SAP) pour la région attribuée.

• Garder le lieu de travail ordonné et propre.

• Choisir le produit en fonction des spécifications du travail pour qu'il soit prêt à être expédié aux techniciens.

• Livrer des pièces sur les chantiers et récupérer des pièces auprès des fournisseurs sur demande.

• Remplissez les formulaires requis pour les retours de produits.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Capacité à lire et à comprendre l'équipement de mesure, comme les rubans à mesurer, les échelles, les décimales/fractions.

• Bonnes compétences en communication.

• Compréhension de base des produits MS Office (Excel, Outlook, Word).

• Capacité à recommander des composants de porte alternatifs lorsque le composant demandé n'est pas disponible.

• Capacité à maintenir des relations positives avec les fournisseurs associés.

• Fiabilité, responsabilité et esprit d'équipe.

• Bonnes aptitudes organisationnelles.

• Bon souci du détail.

• Aptitude en mécanique.

• Capacité avérée à tirer parti des pratiques de gestion de l'inventaire permanent telles la méthode mini-maxi le DEPS et le kanban.

• Capacité avérée à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision.

Études, formation, expérience

• 2 à 3 ans d'expérience en contrôle d'entrepôt et d'inventaire et en gestion d'entrepôt.

• Diplôme d'études secondaires ou combinaison pertinente d'études et d'expérience.

Conditions de travail et exigences physiques

• Capable de soulever jusqu'à 75 lb, en suivant toutes les techniques de levage sécuritaires applicables.

• Environnement de travail en entrepôt intérieur à température régulée.

• Possibilité d'être soumis à des délais serrés de temps à autre.