Financial Support Officer /Agent(e) du soutien financier - EN

Financial Support Officer

The job description in French: https://sopf.bamboohr.com/careers/57

About the Funds

Ship and Rail Compensation Canada is Canada’s compensation hub for anyone affected by oil spills from ships or boats and by major railway accidents involving crude oil.

The Ship Fund compensates victims of pollution from the discharge of oil from ships in Canadian waters, whereas the Rail Fund compensates victims of damages caused by a major railway accident involving crude oil.

The Funds are managed as separate entities by an Administrator and a small team of dedicated staff, supported by a shared Corporate Services team. Approximately 25 employees, consultants and students occupy a single office location in downtown Ottawa. Employees have a wide variety of backgrounds and expertise, including finance, law, marine and rail expertise, communications, information management, and administration.

Additional information can be found on our website ship-rail.gc.ca.

Key Responsibilities

We are looking for a bilingual Financial Support Officer to provide administrative and operational assistance to the finance functions of both Funds.

Under the general supervision of the Director, Finance and Corporate Services and working closely with the Finance Officer, the Financial Support Officer will:

Finance Support Duties

• Assist with accounts payable and accounts receivable processing
• Support the preparation and reconciliation of financial records, reports, and expenditures
• Enter financial transactions into accounting and financial management systems
• Assist in processing invoices, purchase requisitions, payments, deposits, and transfers
• Maintain accurate financial records and filing systems
• Support quarterly and annual financial reporting activities
• Assist with vendor communications and follow-up regarding invoices and payments
• Help maintain inventory records
• Track expenditures and assist with budget monitoring activities

Administrative Duties

• Organize and maintain financial filing systems
• Draft routine correspondence and administrative documents
• Maintain records related to vendors, contractors, and service providers
• Support office administrative activities related to finance
• Perform other related duties as assigned

Budgeting Duties

• Provides support in variance analyses, breakdown and reconciliation of budgets to actuals.
• Provides support in monitoring budget utilization throughout the fiscal year and identifies potential surpluses, deficits, or reallocations.
• Provides support in the preparation and analyses of financial reports, expenditure trends, and forecasts to support budget management and resource allocation.

This is an indeterminate full-time position based in our Ottawa office. Consideration may be given to allowing flexible work arrangements under the Administrator’s policy on telework.

Profile

Candidates should have the following minimum qualifications:

EDUCATION

• Diploma or undergraduate degree in Business Administration, Commerce, Accounting, Finance, or a related field

EXPERIENCE

• Required - Minimum of 2 years' experience in an administrative, finance, or accounting support role
• Required - Experience working with accounting software such as Sage, Simply Accounting, QuickBooks, or similar systems
• Required – Strong organizational and recordkeeping skills
• Required - Excellent communication skills in English or French
• Required – Bilingualism
• Required - Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information responsibly
• Asset – Experience using M365 applications
• Asset – Experience with federal government procedures and policies

KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES

• Strong attention to detail and accuracy
• Good analytical and problem-solving skills
• Ability to prioritize multiple tasks and meet deadlines
• Strong interpersonal and communication skills
• Ability to work independently with minimal supervision
• Ability to maintain organized financial and administrative records
• Working knowledge of office procedures and financial administration practices

Compensation

The starting salary ranges from $55,000 to $71,500 for a 35-hour/week, depending on the experience and subject to position review and update.

Please note that employees of the Funds are outside of the federal public service and are not covered by the collective bargaining agreements or the pension and benefits regime of the federal government.

How to apply

Please submit your résumé, cover letter and any supporting documents by clicking on the “Apply for this Job” button at the top right of the page

https://sopf.bamboohr.com/careers/55

Please note that the contents on the link page will display using your web browser’s default language setting.

We thank all applicants for their interest, but only candidates selected for an interview will be contacted.

We are committed to inclusive, barrier-free recruitment and selection processes.

If contacted to participate in the recruitment and selection process, please advise us if you require accommodation.

Deadline for applications

Friday, August 14, 2026

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Agent(e) du soutien financier

À propos des Fonds

Indemnisation Navire et Rail Canada est le centre d’indemnisation canadien destiné aux personnes touchées par des déversements d’hydrocarbures provenant de navires ou de bateaux et par des accidents ferroviaires majeurs impliquant du pétrole brut.

Le Fonds Navire indemnise les victimes de pollution provenant du rejet d’hydrocarbures par des navires dans les eaux canadiennes tandis que les Fonds Rail indemnise les victimes de dommages causés par un accident ferroviaire majeur impliquant du pétrole brut.

Les Fonds sont gérés en tant qu’entités distinctes par un administrateur ou une administratrice et une petite équipe de membres dévoués, appuyés par l’équipe commune des services corporatifs. Environ 25 employé(e)s, consultant(e)s et étudiant(e)s partagent les mêmes locaux au centre‑ville d’Ottawa. Leur expérience et leurs expertises sont variées. Elles s’étendent de la finance au droit, en passant par le transport maritime et ferroviaire et les communications, jusqu’à l’administration et la gestion de l’information.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre site Web à l’adresse navire-rail.gc.ca.

Responsabilités clés

Nous sommes à la recherche d’une agente ou d’un agent du soutien financier bilingue pour apporter une aide administrative et opérationnelle aux fonctions des finances des deux Fonds.

Sous la supervision générale du directeur des finances et services corporatifs et en étroite collaboration avec l’agent(e)

des finances, l’agent(e) du soutien financier aura les responsabilités suivantes:

Tâches liées au soutien financier

• Aider au traitement des comptes créditeurs et des comptes débiteurs
• Fournir un soutien à la préparation et au rapprochement des dossiers financiers, des rapports financiers et des dépenses
• Entrer les opérations financières dans les systèmes de gestion comptable et financière
• Aider au traitement des factures, des demandes d’achat, des paiements, des dépôts et des virements
• Tenir à jour des dossiers financiers et des systèmes de classement exacts
• Apporter un soutien dans le cadre des activités d’information financière trimestrielles et annuelles
• Aider dans les communications avec les fournisseurs et le suivi concernant les factures et les paiements
• Aider à tenir les comptes d’inventaire à jour
• Suivre les dépenses et apporter une aide dans les activités de suivi budgétaire

Tâches liées au soutien administratif

• Organiser et tenir à jour les systèmes de classement financier
• Rédiger la correspondance et les documents administratifs courants
• Tenir à jour les dossiers relatifs aux fournisseurs, aux entrepreneurs et aux prestataires de services
• Apporter un soutien dans le cadre des activités administratives de bureau liées aux finances
• Réaliser d’autres tâches connexes qui seront attribuées

Tâches liées à l’établissement des budgets

• Apporter un soutien dans les analyses de la variance, la ventilation et le rapprochement des prévisions budgétaires et des dépenses réelles
• Apporter un soutien dans la surveillance de l’utilisation du budget tout au long de l’exercice financier et identifier les excédents, les déficits ou les réaffectations requises éventuels.
• Apporter un soutien dans la préparation et les analyses des rapports financiers, des tendances en matière de dépenses et des prévisions afin d’aider à la gestion budgétaire et à l’affectation des ressources.

Il s’agit d’un poste à temps plein de durée indéterminée situé dans nos bureaux d’Ottawa. Il pourrait être envisagé de prévoir des modalités de travail souples en vertu de la politique de l'administratrice sur le télétravail.